Poszczególne Słowniki historyczno-geograficzne oznaczane są skrótowymi nazwami, łatwymi do rozszyfrowania. Np. Kraków oznacza Słownik województwa krakowskiego, Poznań – Słownik województwa poznańskiego, Benedyktyni – Materiały do słownika historyczno-geograficznego dóbr i dochodów dziesięcinnych benedyktyńskiego opactwa św. Krzyża na Łysej Górze; Lublin to Słownik historyczno-geograficzny województwa lubelskiego, zaś Lublin zaginione – Osady zaginione i o zmienionych nazwach historycznego województwa lubelskiego).
Użytkownik elektronicznego Słownika ma do dyspozycji dwie podstawowe funkcje:
Pierwsza z nich to przeglądanie alfabetyczne. Aby z niego skorzystać, otworzyć należy listę Słowników. Po wybraniu z niej interesującego nas Słownika rozwija się lista zawartych w nim haseł. Wybierając któreś z nich, otwieramy stosowny plik. W jego nagłówku pokazuje się zawsze informacja, z jakiego Słownika dane hasło pochodzi (oczywiście w zapisie skrótowym). Na prawym skraju kolumny tekstu pokazuje się natomiast numeracja stron wydania drukowanego. Ponieważ przypisy umieszczane są na końcu poszczególnych haseł, korzystanie z nich zostało ułatwione. Kliknięcie w (podświetloną) notkę przypisu w tekście powoduje rozwinięcie się w danym miejscu treści całego przypisu – jest on również wyróżniony podświetleniem.
Funkcja druga to wyszukiwanie. Przeszukiwać można całość edycji lub wybrany słownik (należy go wybrać z listy). Jako wynik przeszukiwania otrzymujemy listę haseł, w których szukana fraza występuje. Lista podzielona jest na poszczególne słowniki. Otwiera się je po kolei. Otwarcie danego hasła powoduje też automatyczne ujawnienie przy liście haseł także haseł sąsiadujących (po 4 poprzedzające i następujące). W tekście hasła szukana fraza jest podświetlona. By do niej dotrzeć, po otwarciu danego hasła należy użyć znajdującego się w dolnym prawym rogu przycisku „następny”. Ponowne jego użycia przenoszą do kolejnych wystąpień szukanej frazy. Gdy wyczerpią się te w ramach otwartego hasła, automatycznie przejdziemy do następnych haseł z listy. Podobnie funkcjonuje przycisk „poprzedni”, z tym, że jego działanie ogranicza się tylko do danego hasła.
Wyszukiwarka wynajduje dokładnie wpisaną frazę. Gdy wpiszemy np. Jan, wyszukiwarka znajdzie tylko wystąpienia tego słowa, ale już nie fragmentów innych słów, w których występuje taki ciąg liter (np. Jana, Jankowski czy Bojanowski).
Możliwe jest jednak stosowanie szukania rozszerzonego, do czego użyć należy jako modyfikatora znaku gwiazdki:
Po wpisaniu frazy: Jan* znalezione zostaną także wystąpienia w rodzaju Jana, Janowi, Jankowice itp.
Wpisanie *Jan umożliwi znalezienie także wystąpień słów rodzaju Felicjan itp., zaś wpisanie *Jan* pozwoli dotrzeć zarówno do wystąpień słów w rodzaju Bojanowski, jak i Janowi, Jankowice itp. Wielkość liter nie ma znaczenia.
Znajdujące się w tekście Słowników mapy, tabele i tablice genealogiczne podczas przeglądania lub wyszukiwania pokazują się w postaci zmniejszonej. Kliknięcie w miniaturkę pozwala na jej powiększenie. Wykaz map, tabel i tablic znajduje się pod odpowiednim polem w głównym menu.
Wykazy skrótów umieszczone są zawsze przy wstępach do poszczególnych Słowników, na ich początku. W Słowniku poznańskim znajduje się tam wykaz skrótów uaktualniony, który w wersji drukowanej towarzyszył części IV.